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签订协议指南


文章来源:    发布时间:2011-10-11

中山大学与国(境)外学校、机构

协议书(意向书、备忘录)签订指引

 

   

一、协议类型与签署单位

 

1. 协议分为校级和院系级两个层次:校级协议由校长或校长授权签署;院系级协议由院长、系主任签署。

 

2.     其他使用到中山大学名义与国境外机构签署的学术交流与科研合作协议,应遵守本指引内的相关条款。

 

二、协议签署的基本原则

 

1.     协议签署双方应明确已经存在或准备开展实质合作、有能力保证实施协议内容且有必要以协议形式确定合作关系时,方能签署协议。

 

2.双方应遵循平等原则。

 

三、审批流程

 

1.     校级协议审批过程中,国际合作与交流处在院系专业及相关部处间起联络协调作用。

(1)   国际合作与交流处负责将协议草稿送各相关部处会签意见。若涉及财务问题,将征求财务处意见;若涉及科研项目及知识产权等问题,将征求社会科学处/科技处/医学科技处意见;若涉及教学教务问题,将征求教务处或研究生院意见;若涉及法律事项,将征求学校法律事务室会签意见;其他将视协议具体内容要求征求相关业务部门意见。

(2)   院系合作或项目合作需要签署校级协议的,如中外合作办学项目、整建制联合培养项目、需在校级框架协议下才能开展院系合作等情况,由承办院系负责将协议草稿送相关部处会签意见。

(3)   国际合作与交流处综合各部门意见,修改协议后呈主管校领导审批。

 

2.     院级协议审批过程中,可先征求国际合作与交流处的意见、登录国际合作与交流处主页查阅是否有已签署的校级协议等。其他程序参照校级协议审批流程,具体如下:

(1)   如为框架性协议,院系可直接报国际合作与交流处审批。

(2)   如为具体项目协议,院系负责将协议草稿送各相关部处会签意见。若涉及财务问题,需征求财务处意见;若涉及科研项目及知识产权等问题,需征求社会科学处/科技处/医学科技处意见;若涉及教学教务问题,需征求教务处或研究生院意见;若涉及法律事项,需征求学校法律事务室会签意见;其他需视协议具体内容要求征求相关业务部门意见。

(3)   院系应按照各部门批复的意见对协议进行相关修改,确认最终协议。如院系没有按照要求修改,相关责任由院系自行承担。

(4)   院系将最终协议呈国际合作与交流处备案。

 

四、注意事项

 

1.     协议有效期应根据合作内容进行确定。协议可自动延期更新,或由双方进一步商讨后再确定。协议内应含界定协议终止的条款。协议可在到期后自动终止,也可由其中一方以一定的告知时间(一般为三到六个月)提出后终止。

 

2.     如签署双方无异议,协议由签署日期起即时生效,协议若通过邮寄或其他原因导致无法同时签署,则由协议上最后的签署日期起生效。

 

3.     协议语种一般是同时使用协议双方本国语言或第三国语言。

 

4.     交换生项目、联合培养项目协议的注意事项见附录。

 

5.     协议签署外方单位应为国(境)外合法教育机构。相关信息可参阅教育部教育涉外监管信息网核实对方是否正规的办学机构。

 

五、归档及文件管理

 

1.         已签署协议须在每年度12月全校外事信息收集时,提交复印件到国际合作与交流处集中归档。

 

2.         国际合作与交流处负责校级协议原件的收集并于次年3月交学校档案馆集中归档;负责整理校级、院系级协议数据并交校长办公室编写年鉴。

 

3.         国际合作与交流处管理的校级协议可对所有院系单位开放查阅,也提供部分协议范本供院系参考(见本处主页)。