关于加强我校因公出访管理若干问题的通知

校机关各部、处、室，各学院、直属系、各直属单位，附属学校、产业集团、后勤集团：

       根据上级有关部门的规定和要求，我校对因公出访审批及因公赴港澳通行证/因公护照（以下简称因公证照）的管理工作开展了自查自纠。现就有关事项再次强调如下：
       一、因公证照须按规定统一保管。随着我校与国际及港澳地区合作的进一步开展，我校师生因公出国及赴港澳公务活动日益频繁，因公证照的管理难度日益增大。在全校师生员工的积极配合下，我校因公证照管理工作不断规范，但仍有个别师生员工存在有规不依，有章不循的现象。为维护因公证照的严肃性，真正发挥其因公出国及赴港澳身份证明的作用，同时严格按照发证机关的要求申请签证/签注，以保证师生员工能按期出国（境）执行公务，现将有关事项通知如下：
       1.因公证照应由组织统一保管。我校由国际合作与交流处/港澳台事务办公室出访管理科负责因公证照的收缴和保管工作。
       2.因公出访返回后，持证人应在5天内将所持因公证照上交国际合作与交流处/港澳台事务办公室出访管理科。无正当理由逾期不交回者，发证机关将在1至3年内停止受理其办证申请。
       3.持有多次往返签证/签注因公证照的人员，每次出访前均需办理校内审批手续，不得未经审批出访。每次出访回校后都要交还证照统一保管。
       4.因私（旅游、探亲和处理其他个人事务等）出国（境）不得使用因公证照。
       5.自2013年1月1日起，出访人员按期归还因公证照后，需持盖有“已归还证照”印章并由工作人员签字确认的出入境记录复印件，方能在财务处办理报销手续。

       二、因公赴港澳须按要求提前申报。由于长期以来频繁收到因公急赴港澳执行公务的申请，为尽量保证师生员工按时因公出访，我校多次向广东省港澳事务办公室办证中心提出按急件受理的请求。因急件申请过多，广东省港澳事务办公室要求我校今后需严格按照正常程序申请办理因公赴港澳签注事宜，否则不予受理。自本通知发布之日起，在申请材料完备的情况下，出访人因公赴港澳原则上需提前两周递交申请。若团组超过10人，原则上需至少提前3周递交，以免耽误因公出访任务的执行。

       特此通知。